خطوات كتابة بريد إلكتروني محترف للعمل

قد تشعرين بالارتباك قبل إرسال سيرتكِ الذاتيّة أو أيّ بريد إلكترونيّ آخر خاصّ بالعمل، فالصيغة الرسميّة مطلوبة حتماً، مع مراعاة إدراج بعض العبارات اللّطيفة التي تعبّر عن شخصيّتكِ الودودة المطلوب توافرها في أيّ موظف مثاليّ، إليك هذه النصائح التي ستساعدك في كتابة البريد الإلكترونيّ الرسميّ حسبما ينصحكِ به الخبراء:

في البداية يفضّل أن يكتب البريد الإلكترونيّ باللّغة الأجنبية وهو ما يوحي بالرسميّة من جهة، وبإتقانكِ للغة أخرى غير اللّغة الأمّ من جهة أخرى، بعد ذلك حاولي الالتزام بالنصائح التالية:

استخدام مفردات اللّغة الإنجليزيّة الصحيحة

يجب أن تتلاءم المفردات المختارة مع طبيعة الوظيفة التي تسعين الحصول عليها، لذلك ابحثي عن المفردات الصحيحة قبل إرسال البريد الإلكترونيّ، علماً بأنّ استخدام المفردات المتخصّصة سيوحي بمدى إلمامكِ بهذا المجال، مثل استخدام المصطلحات الطبيّة أو مصطلحات خاصّة بمجال الهندسة وغيرها.

التحيّة المحترفة

تختلف العبارات المستخدمة في البريد الإلكترونيّ الرسميّ حسب الشخص المستلم، فمثلاً لو كان الإيميل مرسلاً إلى شخص تربطه بكِ علاقة جيّدة، ابدئي بالتحيّة والاسم مباشرة مثل Hi Mohammad. إذا كانت معرفتكِ بالشخص رسميّة، باشري بالتحيّة ومن ثمّ إدراج اسم عائلة الشخص مثل Dear Mr Al Rays، أمّا إذا كنتِ تراسلين شركة دون معرفة الشخص المستلم تحديداً استهلّي رسالتكِ بمخاطبة مدير التوظيف Dear Hiring Manager، أو وضع اسم الشركة الكاملة مثل Dear Al Jamila Magazine.


توضيح الهدف من الإيميل باختصار

لا يملك الأشخاص العمليّون عادة الكثير من الوقت لقراءة بريد إلكترونيّ طويل، لذا حاولي توضيح الهدف الأساسيّ منه بوضع عنوان واضح، جملة واحدة ومختصرة تبيّن الهدف، ويمكنكِ البدء بواحدة من هذه العبارات:

أنا اكتب للاستفسار عن I am writing to enquire

أنا اكتب بالإشارة إلى I am writing in reference to

أرجو أن تنظر في هذا Could you please look

عبارات ختاميّة لطيفة

قد يوحي الإيميل المختصر والقصير بأنّكِ شخصيّة حادّة، لذلك اكسري جمود البريد المرسل بوضع عبارة ختاميّة لطيفة مثل

شكرا مقدّماً لمساعدتكم Many thanks in advance for your help.

شكرا لكَ على التواصل Thank you for getting in touch.

شكراً على ردّكَ Thanks for getting back to me.

خالص التقدير Sincerely .

شكرا جزيلاً Many thanks.

من فضلكَ لا تتردّد بسؤالIf you have any questions, please don’t hesitate to ask.
إنّني أتطلّع إلى ردّكِ I look forward to hearing from you.

في النهاية، نرجو أن تكون هذه النصائح قد ساعدتكِ في كتابة بريدكِ الإلكترونيّ الرسميّ!